新入社員研修を計画する際の注意点とは？成功させるポイントも解説

新入社員研修を計画する人事担当者様は、新入社員の定着率の向上と早期退職の予防を目的とした場合、どのような点に注意して計画すべきか気になるのではないでしょうか。一般的な新入社員研修では、社会人としての基本的なマインドセットやビジネスマナーの習得などを目標に設定しますが、新入社員の中には研修中の様子や雰囲気をみて退職してしまう方もいます。

新入社員研修を実施する目的

特に新卒社員であれば、社会人として初めて仕事に携わることになり、社会人では当然とされているビジネスマナーなども知らない場合が多いです。

新入社員研修の目的を設定する際に、おさえておくべき重要なポイントを解説します。

1、学生から社会人への意識の変化を促す

新卒の場合、学生時代にアルバイトの経験がある方は多いですが、社会人として働いた経験のある方はほとんどいません。企業として社員を雇っている以上、その社員たちに社会人としての思考や姿勢をレクチャーするのは、その企業の役目です。

そのため、学生と社会人の違いや、アルバイトと社会人の責任面や気持ち面の切り替えをしてもらう必要があります。社会人は仕事に対する責任が重く、スケジュール管理など、アルバイト感覚では業務に支障をきたしてしまいます。学生ではなく社会人としての自覚や、意識の切り替えなどを促しましょう。

2、ビジネスマナーや基本スキルの習得

新入社員研修を通じてビジネスマナーを身に付けさせることで、早期から新入社員が企業の戦力として活躍することに期待できます。

例えば、最低限知っておくべきビジネスマナーには以下のようなものが挙げられます。

• 席次
• 名刺交換
• 電話の受け答えなど

学生から社会人になった新入社員の多くは、席次を気にした座り方や、正しい名刺交換の方法を知りません。重要な会議や商談でビジネスマナーを理解していなかった場合、相手方の失礼にあたり、企業のイメージダウンに繋がってしまいます。

ビジネスの基礎的なスキルには、『報・連・相』や『OAスキル』などが挙げられます。チームでの作業が必要となる業務では、報・連・相は必要不可欠なスキルです。個人で行う業務においては、書類やメールを作成する際、正しい文面に整えるスキルが必要になります。職種によって必要なスキルが異なりますので、人事担当者様は配属先の業務を考慮して研修内容を決定しましょう。

3、社内ルールとコンプライアンスの厳守

企業に勤める社員として守るべきルールは、新入社員研修の早い段階で共有すべきです。また、機密情報の漏洩を予防するために、コンプライアンスは徹底的に学ばせる必要があります。

• 経費の精算方法
• 有給の取得方法
• 社内システム（タイムカードや業務連絡ツールなど）の使用方法
• 育児休暇・有給休暇などの連絡方法
• 個人情報の取り扱い方
• 資料・書類の管理方法など

当たり前のルールでも、社会人としての経験値ゼロの新入社員が理解していない可能性もあります。

社内ルールとコンプライアンスを学ばせる際は、『なぜそのようなルールがあるのか？』を理解できるような説明も取り入れましょう。

新入社員研修を設計する流れ

1、レベルの把握

新入社員と一括りにしても、個人で持っている能力やスキルには違いがあります。大きく分けると新卒社員と中途採用社員では、ビジネスマナーなどの認知には大きな差があります。

中途採用社員には、詳しいビジネスマナーを指導するよりも、社内システムや業務内容の説明をしっかりと行っても問題無いでしょう。逆に新卒社員であれば、まずはビジネスマナーなどから指導する必要があります。

新入社員の中でもレベルがかなり違うため、必要であれば新卒社員と中途採用社員に分けて研修を行っても良いでしょう。

2、目的の設定

新入社員研修の目的を設定する際は、配属先の業務にあたる上で『どのような知識やスキルを身に付けさせるべきか』を、実際に現場で働く社員からヒアリングしておきましょう。

現場のリアルな意見を取り入れた目標設定により、配属先の課題を解決できる人材の育成や、将来的なリソース不足の解決に繋がります。

また、新入社員が研修を受けるにあたって、意識すべき点を明確化することで研修に対する意識が高まり、より良い研修となります。

研修の内容やカリキュラムの設計を円滑に進めるためにも、目標設定は欠かせない工程です。

3、内容の検討

新入社員研修の目的を考慮しながら、以下のような研修の内容を検討します。

• 先輩社員からのサポートを受け実務を経験する『OJT』
• 座学形式で必須となる知識や心構えを身に付けてもらう『Off – JT』
• 名刺交換や電話対応を社員同士で行う『ロールプレイング』など

研修を経て、どのような効果が見込めるのかを想定しながら、適切な研修を選択しましょう。

4、カリキュラムの設計

カリキュラムの設計では、複数の研修を『どのような順番で行うのか』『1コマどの程度の時間をかけるべきか』などを決定します。

カリキュラムを設計をする際には、あまり内容を詰め込み過ぎず、質疑応答や休憩の時間も設けて新入社員の集中力が切れないように配慮しましょう。

新入社員研修を計画する際の5つの注意点

早めの準備とスケジュール調整を行う

新入社員研修を実施する際は、『必要な設備が整った会場で、余裕を持ったスケジュールを組む』というのが理想です。

新入社員研修の内容によっては、外部機関との日程調整などが必要となります。

外部機関に依頼する場合、一般的には1ヶ月〜1ヶ月半前からミーティングが始まります。依頼する前に社内で課題や要件を整理しておく必要がありますので、余裕を持ったスケジュール調整を行いましょう。

社外で合宿形式の研修を行う場合は、宿泊施設の設備の確認と予約、予算の見積もりなどが必要になるため、より早めのスケジュール調整が必要です。

研修中の給与や残業代の支払い

新入社員研修中の給与・残業代の支払いについては、新入社員研修への参加が『自由』か『義務』かによって変わります。

研修が自由参加の場合、労働時間ではないとみなされるため、給与を支払う必要はありません。逆に、研修の参加が義務なのであれば労働時間とみなされるため、給与を支払う必要があります。

多くの会社では、新入社員研修への参加を義務としています。労働時間内の実施が基本であり、所定労働時間を超える場合は、残業代の支払いが必要です。

労働時間の明確化

新入社員研修の参加が義務であれば、正しく労働時間を換算する必要があります。

複雑なのが、研修最終日に懇親会を開催する場合や、研修の翌日に課題を行う場合です。

懇親会に関しては、新入社員研修と同様に参加が義務の場合のみ労働時間に換算します。翌日の課題に関しては、企業側の判断に委ねられるため、労働時間とするか否かを就業規則などに明記しておきましょう。

コミュニケーションを大切にする

新入社員研修では、社会人としての心得やビジネスマナーの習得に加えて、人と上手にコミュニケーションを図れるスキルの習得も重要視されます。

組織の一員として働く以上、一人で完結できる仕事はほとんどありません。多くの仕事では、チームで連携を取り合ったり、取引先や顧客とコミュニケーションを取ったりするため、人と協力して物事を円滑に進められるスキルが要求されます。

新入社員研修でコミュニケーションスキルを習得させるには、必然的にコミュニケーションが発生するグループワークやゲーム形式の研修をカリキュラムに取り入れるのが効果的です。

研修後のフォローアップにも注力する

新入社員研修を実施しただけで終わりにせず、研修に対する振り返りやフィードバックの時間をしっかり設けて、新入社員のフォローアップをしましょう。

新入社員の中には、研修の内容だけでは満足できず、実務にあたることを不安に思っている方もいます。そのまま現場に送り出しては、企業にとっても社員にとってもマイナスになってしまうでしょう。

そこで、新入社員研修に参加したメンバーを再び集めて、定着していないスキルの共有や、現状の課題・不安を洗い出して整理する『フォローアップ研修』を実施することをおすすめします。

フォローアップ研修は、新入社員研修が一定期間経過した後、もしくは終了後に実施します。

配属後の不安を解消するとともに、新入社員同士で連帯感を構築できる大事な取り組みになりますので、積極的に導入しましょう。

新入社員研修を成功させるポイント

社員に対して正当な評価をする

どれだけ良いクオリティの研修が実施できたとしても、新入社員に対して正当な評価が行えなければ、研修の価値は下がってしまいます。

一つの研修に対して複数の項目で評価を付け、良い点は褒める、悪い点は改善に向けたサポートを行うことで、新入社員が正しい方向へと成長するでしょう。

また、研修で学んだことが実際の仕事に活かすことができているのかを確かめるべく、定期的に面談を実施したり、フォローアップ研修を実施したりすることも大切です。

企業側は、研修に一生懸命参加してくれた社員に対して、正当な評価をしてあげることが使命となっていることを忘れてはいけません。

外部機関の利用

新入社員研修を自社で行うリソースやノウハウがない場合、外部の専門研修会社に依頼することも検討しましょう。

外部の専門研修会社を利用する場合、細部まで作り込まれたビジネスマナー研修やコミュニケーション研修などから、自社に必要な研修を選んで導入できます。

導入実績が豊富な専門研修会社であれば、自社に最適な研修内容やカリキュラムの設計で、より大きな成果が見込める研修を実施できるでしょう。

まとめ

新入社員研修は、ビジネスマナーやコミュニケーションスキルの習得など、明確化した目標に合わせて研修内容とカリキュラムを決めることが大事になります。

ただ必要な知識やスキルを学ばせるのではなく、正当な評価をして社員のモチベーションを維持し、フォローアップ研修で配属後の不安を解消させる取り組みも必要です。

ガイアシステムでは、貴社のニーズに合わせて最適な研修内容とカリキュラムを構築する、オーダーメイド型の研修を提供しています。

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