ファシリテーションとは?ファシリテーターの役割を分かりやすく解説!

「会議に時間をかけたにも関わらず、議論も進まず結果を得られなかった」このような経験をしたことがある方は多いのではないでしょうか。会議をスムーズに進めていく手法の一つにファシリテーションがあり、採用している企業も多くあります。

ファシリテーションが機能して建設的な議論が交わせるようになると、生産性の向上や新しいアイデアの創出にもつながるでしょう。特に、参加者全員の「腹落ち感」を得ることができれば、会議の目標達成に向けて主体的に行動する力も引き出せます。この記事では、ファシリテーションのメリットや必要なスキルを紹介します。

また、ファシリテーションの重要性が高まる中、自身がファシリテーターとしての役割を果たす際には、特に会議の目的を明確にし、意見の整理と合意形成をサポートする能力を磨くことが求められます。その結果、会議自体の生産性が向上するだけでなく、参加者間の信頼関係も深まることで、組織全体の意思決定力や問題解決力を高める効果も期待できるのです。

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ファシリテーションとは

ファシリテーションとは、会議やミーティングが生産的かつ効率よく進むように発言を促したり、話の流れを整理したりする手法のことです。

ファシリテーションする人のことをファシリテーターといい、意見の対立や感情のぶつかり合いをコントロールしていく役割を担います。

ファシリテーションとは、参加メンバー全員の「腹落ち感」を生み出すことを目的としたコミュニケーション技術でもあります。この「腹落ち感」によって、メンバーが自らの意見を持ち寄り協力する姿勢が促進され、会議の生産性や新たなアイデアの創出につながります。

また、ファシリテーターは議論を円滑に進めるだけでなく、各メンバーの意見を瞬時に整理し、重要なポイントを引き出し、最終的には合意形成をサポートする役割を果たします。ファシリテーションはリーダーシップの重要な側面といえるでしょう。

ファシリテーターと司会の違い

ファシリテーターと混合されやすい立場に司会がありますが、司会は会議を滞りなく進めることが役割です。
司会に議論の内容や最終的な合意を得られるかどうかの責任はないため、ファシリテーターとは異なります。

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ファシリテーションのメリット

ファシリテーションのメリット

ファシリテーションのメリットとして、参加メンバー全員が意見を出しやすくなる環境を整えることがあります。議論が活発になり、新たなアイデアが生まれる土壌を作ることにつながります。

また、ファシリテーターが適切に話の流れを制御することで、会議の目的に沿った議論が進行し、重要なポイントを明確にすることが可能になります。会議の結果に対する納得感を高めることができれば、最終的な合意形成を助ける大きな要素となり、組織の意思決定力や問題解決力が向上し、結果として生産性の高い会議を実現できるのです。

また、ファシリテーションは、参加者同士の信頼感を深める効果もあります。意見の対立が生じた際も、適切な対処を行うことで、創造的かつ協力的な解決策を導き出す力が養われます。

議論のムダをなくし生産性を高める

ファシリテーションのメリットは、議論を軌道修正しながら目的到達を目指せるため、生産性が高まることです。会議やミーティングの場では、人数が多く発言が活発になるほど、話が脱線したり論点が途中でズレたりすることがあります。

しかし、ファシリテーションを行うと話が脱線したとしても、議論を意図した方向に戻すことが可能です。このように会議のムダをなくして本題に沿った議論を促すことによって、有意義な場を作って生産性を高めることができます。

加えて、ファシリテーターは参加メンバー全員に発言の機会を与えることで、個々の意見が十分に反映される環境を作ります。これによって、多様な視点や新たなアイデアが生まれ、創造的な解決策を導き出すことができるのです。最終的には、参加者の「腹落ち感」を高めることで、会議の結果に対する納得感が得られ、より高い結束力を持って次のステップへ進むことが可能になります。

議論が活発になる

ファシリテーションのメリットは、参加者に意見を促すことによって発言しやすくなり、議論が活発になることです。ファシリテーターは議論の状況をみながら、ときには参加者の意見を引き出していくことも重要な役割となります。

発言が増えると意見交換も活発となるため、新しいアイデアが生まれることや課題がみつかることにもつながるでしょう。

また、会議やミーティングにはさまざまな立場の人が参加し、中には役職者がいるようなケースもあります。参加者同士の中で上下関係があると発言しにくい場合もありますが、ファシリテーターという中立の人がいると、心理的にも安心できるでしょう。

さらに、ファシリテーションのプロセスを通じて参加者は「腹落ち感」を得ることができ、会議の目的に対する理解が深まります。この納得感は、メンバーが自発的に行動し、問題解決に向けて協力する意欲を高める重要な要素です。こうした取り組みが、組織全体の意思決定力を向上させることにも寄与します。

ネクストアクションが明確になりやすい

ファシリテーションのメリットは、ネクストアクションが明確になり、議論をムダにせず今後に活かせることです。ファシリテーションでは議論の結論に対し、「次は誰が具体的に何をするか」まで決めてから場を締めくくります

議論に参加したメンバーとネクストアクションについて共有するため、確実に実行に移しやすくなるでしょう。会議でいい結論が出たとしても、実際に行動に反映されなければ議論の時間が有意義だったとはいえません。

このようにファシリテーションを行うことで、会議の成果はただの意見交換から実際の行動変容へとつながります。さらに、ファシリテーターの役割を通じて、メンバー全員が参加しやすい雰囲気が作られるため、議論の充実度が増し、結果としてより良いネクストアクションが生まれるのです。ファシリテーションは、単に意見を引き出すだけでなく、参加者の「腹落ち感」を得るための重要な手法でもあり、組織全体の問題解決力の向上にも寄与します。

ファシリテーターに必要なスキル

ファシリテーションはどんな人に向いている?

ファシリテーションを成功させるためには、ファシリテーターの能力が必要になります。ここでは、ファシリテーションが向いている人の特徴を紹介します。

物事を簡単にまとめ共有する

ファシリテーションに向いているのは、発言や物事を簡単に整理し、他の人にもわかりやすく伝えられる力がある人です。会議では的外れな意見や難しい内容の議論が行われることも多く、中には発言の意図や意味が理解できない参加者もいます。

このような参加者に対し、意見を整理してわかりやすく伝え、議論に参加できるような雰囲気を作ることもファシリテーションでは重要です。

論点をおさえ、整理する

ファシリテーターに求められるスキルの一つに、論点をおさえ、整理する力があります。会議や議論の中で複雑に絡み合う意見やアイデアを、効率的にまとめることが重要です。

この力があることで、会議の目的が明確になり、議論の方向性が見えやすくなります。また、整理された情報は、参加者全員が共通の理解を持つための基盤となります。その結果、生産性が向上し、有意義な議論が進行することが期待されます。

また、話を整理して結論が出たあとは、同時に生じる課題解決に向けた意見交換を促すことも大切で、意見交換と整理を繰り返す流れを作る必要もあります。

観察力がある

ファシリテーションに向いているのは、参加者の様子や積極性、議論の進捗などを把握するために必要な観察力がある人です。観察力がある人は常に周囲に目を配って観察しており、多角的な視点から物事をみることができるため、小さな変化に気づきやすい特徴があります。

そのため、発言することに消極的な参加者が多いなら、数人のグループでディスカッションできるように切り替えるなどの対応も可能です。また、観察力がある人は参加者が自分の意見をしっかり言えているかや、議論に集中できているかなどに気を配ることもできます。

相手に合わせた対応ができるため、コミュニケーション能力も高く、職場でも良好な人間関係を築いていることが多いです。

観察力はファシリテーターとしての役割を果たす上で不可欠であり、他者の意見や感情を理解することで、議論を円滑に進める助けとなります。
参加者の反応を把握し、必要に応じて議論の進行を調整することで、より効果的な結果を得ることができます。この能力は、特に異なるバックグラウンドを持つメンバー間の理解を深めるために重要です。

質問力がある

ファシリテーションに向いているのは、議論を円滑にするための適切な質問を行うことができる質問力のある人です。

質問力とは、適切な質問を通じて情報を収集したり、深い理解を促したりする能力のことで、的を得た質問なら問題解決や意思決定の促進につながります。

また、良い質問は具体的で議論の内容とも関連性があり、答えることで新しいアイデアや課題が生まれるように促すことが可能です。

一方で、質問をしても情報を引き出すことができず、あいまいで不明瞭だったり、回答者が答えにくかったりすると良い質問とはいえません。単に質問するのではなく、議論にプラスになる適切な質問ができることが大切です。

質問力を活かすことで参加者同士のコミュニケーションを促進し、多様な視点を引き出すことができます。これにより、会議が単なる情報交換の場にとどまらず、アイデアの創造や課題解決へと発展する可能性が高まります。ファシリテーターとして、効果的な質問を通じてチームの成長をサポートできる人は、ファシリテーションにおいて大きな価値を持つでしょう。

中立のスタンスを築く

ファシリテーターとしての役割の一環として、中立のスタンスを築くことが非常に重要です。このスタンスを保つことで、様々な意見やアイデアが平等に取り上げられ、参加者が安心して発言できる環境を整えることができます。中立性を確保することにより、対立を避け、合意形成を円滑に進めることが可能となります。その結果、会議はより建設的で生産的なものになるでしょう。

意見やアイディアを聴く力

ファシリテーターはメンバー一人ひとりの意見を尊重し、各自の視点を引き出す能力が求められます。つまり、参加者の意見やアイディアを聴く力が重要です。これにより、参加者は自分の意見が受け入れられていると感じ、積極的に発言する意欲が生まれます。

効果的な聴き方は、参加者に安心感を与え、発言を促すため、議論を活発に進めるための鍵となります。相手の意見を引き出すことで、チーム全体の結束力を高めると同時に、メンバーが主体的に問題解決に取り組む環境を作ることができるようになります。

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ファシリテーターの役割 ファシリテーションの流れ

会議やミーティングのファシリテーションを円滑に行うためには、ファシリテーターが大まかな流れを理解しておく必要があります。

 

ここでは、ファシリテーターの役割と、進行の流れを簡単に紹介します。

目的の明確化

ファシリテーションを成功させるためには、事前に会議を行う目的や出発点、到達点(ゴール)を明確化しておく必要があります。そのうえで、参加者に対して事前説明を行い全員が情報共有しておくと、目指すべきゴールが共有できて当事者意識も高まります

また、議論が活発に交わされないことが予想される会議においては、事前に意見や考えをまとめておくように参加者に依頼しておくことも対策の一つです。目的のない会議では、ファシリテーションをうまくしようと働きかけても、良い議論は期待できず時間を無駄にしてしまう可能性があります。

会議の前に参加者にインプットを求め、どのような意見が出るかを予想することで、議論の流れをリードしやすくなります。こうした事前準備で、ファシリテーションの質をさらに向上させることができます。

参加者の把握・紹介する

ファシリテーターの役割の一つとして、参加者の把握・紹介があります。会議やワークショップの際、ファシリテーターは参加者の個々の背景や専門知識を理解し、それぞれを適切に紹介することが求められます。

これにより、参加者同士の相互理解が深まり、より活発な議論が促進されます。また、参加者を知ることで、発言を促すタイミングや方法についても工夫することができ、全体のコミュニケーションを円滑に進めることにつながります。

ルールやガイドラインを作る

ファシリテーションを行う際は、スムーズな会議進行を行うためにもルールやガイドラインを作って参加者に伝えておきましょう。ルールを明確にしておくことで、「会議が時間内に終わらない」「特定の人だけが発言している」などの問題を解消できます。

ルールは会議の種類や予想される議論の状況によっても変わってきますが、下記のような例も挙げられます。

  • 相手を非難や否定しない
  • 1回の発言は3分以内にする
  • 1人1回は発言を行う

ただし、ルールが複雑で多すぎると発言に制限がかかり、建設的な議論につながらない可能性もあるため注意が必要です。ルールに加えて、参加者が自由に意見を出し合える雰囲気を作ることを意識することで、参加者が安心して発言でき、議論が活発になるでしょう。

このように、ルールと雰囲気の両方を考慮することで、会議の成果をより高めることが可能になります。

議論しやすい雰囲気を作る

ファシリテーションは、参加者の積極的な発言を促して意見を引き出すために、議論しやすい雰囲気を作ることも重要です。「本当は言いたいことがあるけど緊張で発言できない」「自分の発言は的外れかもしれない」などの理由で消極的になる参加者もいます

このような原因を取り除くためにも、参加者一人ひとりの発言を尊重し、ルールを決めて発言しやすい雰囲気を作ることが大切です。

例えば、「発言する際は他の意見を否定しない」「発言は簡潔に行う」といったルールを設けることで、参加者はリラックスして意見を述べやすくなります。また、ポジティブなフィードバックを行うことで、発言を促進し、参加者全員が意見を持ち寄ることができる活発な環境を作ることが可能です。こうした取り組みが、ファシリテーターによる円滑な議論の進行の後押しになります。

アイデアを整理する

ファシリテーションでは、参加者の発言から得られるアイデアを整理し、全員に伝え直していくこともポイントです。

参加者の意見を引き出す際、素晴らしい発言でも他の参加者に伝わりにくい状況が生じることがあります。そのため、ファシリテーターは難しい言葉やアイデアを噛み砕き、参加者に伝えて議論を円滑に進めていく役割を担っています。

意見が多様であっても、ファシリテーターがしっかりと整理することで、新たな視点や解決策が見出され、全体の生産性を高めることにつながります。また、意見が衝突した際には、それを前向きに捉え、創造的な対話へと導くことが求められます。

発言者が偏らないようにする

ファシリテーションにおいて重要なのは、発言者が偏らないようにすることです。会議やディスカッションの中で、特定の人々だけが発言し多くの意見が反映されないと、全体の意思決定や問題解決に悪影響を及ぼす可能性があります。

そのため、ファシリテーターはバランスの取れた意見の交換を促進し、異なる視点を引き出す力が求められます。多様な意見を集めることで、議論はより豊かになり、参加者全体が満足感を得ることができます。

正解・不正解はない。さまざまな意見がでるようにする

ファシリテーターは、会議やディスカッションにおいて正解や不正解を問わず、さまざまな意見が出る環境を作る役割を担っています。意見の対立を恐れず、異なる視点を受け入れることでより多様なアイデアが集まり、創造的な解決策が生まれる可能性が高まります。

時間を管理する・タイムキーパー

ファシリテーションでは、会議のムダを減らすことや、効率よく進めていくための時間管理も必要となります。十分な議論をする時間を確保するためにも、報告や発表などの時間をコントロールすることが大切です。

また、会議の時間は決められており、発表の時間が長くなると議論の時間が短くなるため、発言時間を決めておく必要もあります。ファシリテーターが場と時間を同時に管理することが難しい場合は、タイマーの活用やタイムキーパーを設けるのもよいでしょう。

参加者に対して事前に時間配分を説明し、各セッションがどのくらいの時間かかる予定か示しておくことで、意識的に時間を守るように促すことが可能です。これにより、各参加者が時間の重要性を理解し、自身の発言を調整する助けとなります。

 

会議中、定期的に時間の進捗を共有することで、全体の進行状況を把握させ、会議がサクサクと進むような環境を整えることも効果的です。

TODOの整理と次回会議のアジェンダ確認

ファシリテーターは、議論を整理し全員の合意を得られるよう導き、決定事項を元に、具体的なタスクと期限をTODO化し、その進め方と担当を明確にします。

「誰が・いつ・何をするのか」を明確にすることにより、単なる話し合いで終わらせず、実際の行動につなげることができます。意見の対立がある場合は、会議の目的に立ち返り、最適な選択を促します。

会議の最後に、合意内容(決定事項)、TODO、期限、次回のアジェンダを整理し共有することで、効率的な次回会議につながります。この方法により、具体的な行動計画を立て、効果的なフォローアップを実現できます。

まとめ

ファシリテーションとは簡単に説明すると、会議やミーティングを円滑に進めるための技法であり、議論のムダを減らしてアイデアの創出が期待できます。

ファシリテーションを行うファシリテーターには質問力や観察力、情報整理力など、さまざまなスキルが必要です。また、これらのスキルは自身だけでの習得が難しく、ファシリテーションがしたくても適切なファシリテーターがいないというケースもあるでしょう。

しかし、ファシリテーションに特化した研修に参加することで、ファシリテーターを育てることもできます。ガイアシステムでは会議進行ファシリテーション研修を行っており、ワークショップやロールプレイングを通して必要なスキルを習得できます。

会議について基本から学ぶことも可能であるため、ファシリテーターとして自信が持てないという方にもおすすめです。さらに、ファシリテーションを学ぶことで、効果的なコミュニケーションを促進し、チームワークを強化することができます。これにより、参加者全員の意見を引き出しやすくなり、より創造的な解決策を導く環境を作り出すことができるでしょう。

まずは、お気軽にお問い合わせください。

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