ファシリテーションとは？メリットや必要なスキルを簡単に紹介

「会議に時間をかけたにも関わらず、議論も進まず結果を得られなかった」このような経験をしたことがある方は多いのではないでしょうか。会議をスムーズに進めていく手法の一つにファシリテーションがあり、採用している企業も多くあります。

ファシリテーションが機能して建設的な議論が交わせるようになると、生産性の向上や新しいアイデアの創出にもつながるでしょう。この記事では、ファシリテーションのメリットや必要なスキルを紹介します。

ファシリテーションとは

ファシリテーションとは、会議やミーティングが生産的かつ効率よく進むように発言を促したり、話の流れを整理したりする手法のことです。

ファシリテーションする人のことをファシリテーターといい、意見の対立や感情のぶつかり合いをコントロールしていく役割を担います。

なお、ファシリテーターと混合されやすい立場に司会がありますが、司会は会議を滞りなく進めることが役割です。司会に議論の内容や最終的な合意を得られるかどうかの責任はないため、ファシリテーターとは異なります。

ファシリテーションのメリット

ファシリテーションを行うことによって、会議やミーティングが円滑に進むメリットがあります。ここでは、具体的なメリットを細かく解説します。

議論のムダをなくし生産性を高める

ファシリテーションのメリットは、議論を軌道修正しながら目的到達を目指せるため、生産性が高まることです。会議やミーティングの場では、人数が多く発言が活発になるほど、話が脱線したり論点が途中でズレたりすることがあります。

しかし、ファシリテーションを行うと話が脱線したとしても、議論を意図した方向に戻すことが可能です。このように会議のムダをなくして本題に沿った議論を促すことによって、有意義な場を作って生産性を高めることができます。

議論が活発になる

ファシリテーションのメリットは、参加者に意見を促すことによって発言しやすくなり、議論が活発になることです。ファシリテーターは議論の状況をみながら、ときには参加者の意見を引き出していくことも重要な役割となります。

発言が増えると意見交換も活発となるため、新しいアイデアが生まれることや課題がみつかることにもつながるでしょう。

また、会議やミーティングにはさまざまな立場の人が参加し、中には役職者がいるようなケースもあります。参加者同士の中で上下関係があると発言しにくい場合もありますが、ファシリテーターという中立の人がいると、心理的にも安心できるでしょう。

ネクストアクションが明確になりやすい

ファシリテーションのメリットは、ネクストアクションが明確になり、議論をムダにせず今後に活かせることです。ファシリテーションでは議論の結論に対し、「次は誰が具体的に何をするか」まで決めてから場を締めくくります。

議論に参加したメンバーとネクストアクションについて共有するため、確実に実行に移しやすくなるでしょう。会議でいい結論が出たとしても、実際に行動に反映されなければ議論の時間が有意義だったとはいえません。

ファシリテーションはどんな人に向いている？

ファシリテーションを成功させるためには、ファシリテーターの能力が必要になります。ここでは、ファシリテーションが向いている人の特徴を紹介します。

発言や物事を簡単に整理できる力がある

ファシリテーションに向いているのは、発言や物事を簡単に整理し、他の人にもわかりやすく伝えられる力がある人です。

会議では的外れな意見や難しい内容の議論が行われることも多く、中には発言の意図や意味が理解できない参加者もいます。

このような参加者に対し、意見を整理してわかりやすく伝え、議論に参加できるような雰囲気を作ることもファシリテーションでは重要です。

また、話を整理して結論が出たあとは、同時に生じる課題解決に向けた意見交換を促すことも大切で、意見交換と整理を繰り返す流れを作る必要もあります。

観察力がある

ファシリテーションに向いているのは、参加者の様子や積極性、議論の進捗などを把握するために必要な観察力がある人です。

観察力がある人は常に周囲に目を配って観察しており、多角的な視点から物事をみることができるため、小さな変化に気づきやすい特徴があります。

そのため、発言することに消極的な参加者が多いなら、数人のグループでディスカッションできるように切り替えるなどの対応も可能です。

また、観察力がある人は参加者が自分の意見をしっかり言えているかや、議論に集中できているかなどに気を配ることもできます。

相手に合わせた対応ができるため、コミュニケーション能力も高く、職場でも良好な人間関係を築いていることが多いです。

質問する力がある

ファシリテーションに向いているのは、議論を円滑にするための適切な質問を行うことができる質問力のある人です。

質問力とは、適切な質問を通じて情報を収集したり、深い理解を促したりする能力のことで、的を得た質問なら問題解決や意思決定の促進につながります。

また、良い質問は具体的で議論の内容とも関連性があり、答えることで新しいアイデアや課題が生まれるように促すことが可能です。

一方で、質問をしても情報を引き出すことができず、あいまいで不明瞭だったり、回答者が答えにくかったりすると良い質問とはいえません。

単に質問できる力ではなく、議論にプラスになる適切な質問ができる人はファシリテーションに向いているといえるでしょう。

ファシリテーションの流れを簡単に紹介

会議やミーティングのファシリテーションを円滑に行うためには、ファシリテーターが大まかな流れを理解しておく必要があります。

ここでは、ファシリテーションの流れを簡単に紹介します。

目的の明確化

ファシリテーションを成功させるためには、事前準備として会議を行う目的や出発点、到達点などを明確化しておく必要があります。

そのうえで、参加者に対して事前説明を行い全員が情報共有しておくと、目指すべきゴールが共有できて当事者意識も高まるでしょう。

また、議論が活発に交わされないことが予想される会議においては、事前に意見や考えをまとめておくように参加者に依頼しておくことも対策の一つです。

目的のない会議では、ファシリテーションをうまくしようと働きかけても、良い議論は期待できず時間を無駄にしてしまう可能性があります。

ルールやガイドラインを作る

ファシリテーションを行う際は、スムーズな会議進行を行うためにもルールやガイドラインを作って参加者に伝えておきましょう。

ルールを明確にしておくことで、「会議が時間内に終わらない」「特定の人だけが発言している」などの問題を解消できます。

ルールは会議の種類や予想される議論の状況によっても変わってきますが、下記のような例も挙げられます。

• 相手を非難や否定しない
• 1回の発言は3分以内にする
• 1人1回は発言を行う

ただし、ルールが複雑で多すぎると発言に制限がかかり、建設的な議論につながらない可能性もあるため注意しましょう。

議論しやすい雰囲気を作る

ファシリテーションは、参加者の積極的な発言を促して意見を引き出すために、議論しやすい雰囲気を作ることも重要です。

議論の場においては、「本当は言いたいことがあるけど緊張で発言できない」「自分の発言は的外れかもしれない」などの理由で消極的になる参加者もいます。

このような原因を取り除くためにも、参加者一人ひとりの発言を尊重し、ルールを決めて発言しやすい雰囲気を作ることが大切です。

アイデアを整理する

ファシリテーションでは、参加者の発言から得られるアイデアを整理し、全員に伝え直していくこともポイントです。

参加者の意見を引き出す際に、「素晴らしい発言をしているけど説明が伝わりにくい」「他の参加者が理解できていない」のような状況になるケースもあります。

優れた考え方やアイデアを持っている参加者でも、それを上手に伝えられるかどうかは別の能力です。

そのため、ファシリテーションでは難しい言葉やアイデアを噛み砕き、参加者に伝えて議論を円滑に進めていく必要があります。

時間を管理する

ファシリテーションでは、会議のムダを減らすことや、効率よく進めていくための時間管理も必要となります。

十分な議論をする時間を確保するためにも、報告や発表などの時間をコントロールすることが大切です。

また、会議の時間は決められており、発表の時間が長くなると議論の時間が短くなるため、発言時間を決めておく必要もあります。

ファシリテーターが場と時間を同時に管理することが難しい場合は、タイマーの活用やタイムキーパーを設けるのもよいでしょう。

合意形成と計画の策定を行う

ファシリテーションでは、最後にネクストアクションに向けて「誰が・いつ・何をするのか」を明確にしておくことが大切です。

そのためにも、ファシリテーターは参加者から出たさまざまな意見を整理し、全員の合意を得られるように進行していく必要もあります。

また、意見の合意が難しい方向に議論が進むような場合は、会議の目的に照らし合わせ、どの意見がより適したものか考えるように促すことも重要です。

会議で決まったことは必ず行動につなげることが重要であり、話し合って終わりになってしまっては意味がありません。

会議が終わったあとに決定事項が実行できていることが確認できたら、ファシリテーションが正しく機能したといえるでしょう。

まとめ

ファシリテーションとは簡単に説明すると、会議やミーティングを円滑に進めるための技法であり、議論のムダを減らしてアイデアの創出が期待できます。

ファシリテーションを行うファシリテーターには質問力や観察力、情報整理力など、さまざまなスキルが必要です。

また、これらのスキルは自身だけでの習得が難しく、ファシリテーションがしたくても適切なファシリテーターがいないというケースもあるでしょう。

しかし、ファシリテーションに特化した研修に参加することで、ファシリテーターを育てることもできます。

ガイアシステムでは会議進行ファシリテーション研修を行っており、ワークショップやロールプレイングを通して必要なスキルを習得できます。

会議について基本から学ぶことも可能であるため、ファシリテーターとして自信が持てないという方にもおすすめです。

まずは、お気軽にお問い合わせください。