ビジネスコミュニケーションとは｜目的・重要性・必要スキルを解説！

ビジネスコミュニケーションとは、社内外問わずビジネスシーンで使われるコミュニケーション全般を指します。コミュニケーションは、相手との信頼を構築するうえで不可欠です。

ビジネスコミュニケーションとは「信頼関係」を作ること

ビジネスコミュニケーションとは、社内外問わず相手の信頼を得るために使われるコミュニケーションです。例えば、社内で行われる報連相や同僚との会話、顧客対応など、さまざまなビジネスシーンで使われます。

ビジネスの多くは物事や目標に対して共通認識を持ち、自分と異なる立場の相手と意思疎通しながら業務を遂行します。そのためには、単に自分の意図を伝えるだけでなく、相手の意図に対する的確な理解が必要です。

ビジネスコミュニケーションを促進する目的

ビジネスコミュニケーションを促進する目的は、以下の通りです。

• 情報交換により業務を円滑にさせる
• チーム内での認識を統一させる
• 理想的な社内環境を作る

コミュニケーションが活発になると人間関係がフラットになり、従業員の誰もが発言しやすく、多様な価値観や考え方が共有できます。企業と従業員の結びつきが強まれば人材が流出しにくくなり、定着率の向上にもつながります。

情報交換により業務を円滑にさせる

意識的にビジネスコミュニケーションをとることは、業務の円滑化につながります。

コミュニケーションを通じて、「自分の認識は正確なのか」「相手は物事を本当に理解しているのか」などの状況を確認できるようになるため、知識や情報のすり合わせが可能です。やり取りで得た情報により、的確な判断や指示出しが行えるため、業務が円滑になります。

また、新たな知識や経験などの情報を交換するだけでなく、価値観や感情を共有することも大切です。互いの理解が深まり、良好な関係性を築けます。

チーム内での認識を統一させる

チーム全体で認識を統一することは、円滑に業務を進めるうえで欠かせません。ビジネスコミュニケーションが活発なチームは、一貫性のある認識を持って業務にあたります。

しかし、チームのコミュニケーションが活発であっても、認識にズレが生じる場合があります。これは、会話を通して伝達できる情報は限られており、受け取る側の解釈によって理解が異なるためです。

認識がズレたままにしておくと、予期せぬ問題が発生するおそれがあります。ミーティングや報告の場を設けて、認識のすり合わせを行えば、チーム全体の認識が統一されます。

情報の精度を高めるために、「報告」「連絡」「相談」を意識したコミュニケーションを心がけ、密な連携を図るようにしましょう。

理想的な社内環境を作る

質の高いビジネスコミュニケーションは、ビジネスを成功させる基盤です。社内環境が良好になると、業務の流れや成果にプラスの影響を与えます。

コミュニケーションが活発な企業では、より積極的にアイデアや意見の交換が行われます。コミュニケーションが充実していると、従業員それぞれが互いを尊重し合い、信頼を置くようになるからです。

社内の風通しが良くなると、従業員のモチベーションがアップし業務効率が改善されます。悩みを抱える従業員も相談しやすくなるため、離職率の低下にも貢献します。

企業がビジネスコミュニケーションを強化するメリット

ビジネスコミュニケーションは、役職に関係なく求められるスキルです。身につけるべきメリットは、主に以下2つが挙げられます。

• 従業員エンゲージメントを高められる
• 企業価値が向上する

ガイアシステムの「ビジネスコミュニケーション研修」では、2つのメリットが身につくコミュニケーションスキルが学べます。カリキュラムについてはこちらをチェックしてください。

従業員エンゲージメントを高められる

ビジネスコミュニケーションが活発な企業では、従業員が主体的に動く傾向にあります。安心感や信頼感があると企業に対する帰属意識が芽生えるからです。

その結果、エンゲージメントが向上し離職率の低下や人材の定着が促進するだけでなく、業績や企業価値の向上にもつながります。

一方、ストレスや不満は従業員エンゲージメントの向上を妨げる要因になるため、オープンなコミュニケーションによる改善が不可欠です。相談がしやすい環境が整えば、細やかなメンタルケアが可能になり、従業員が心地良く働ける企業が実現します。

企業価値が向上する

ビジネスコミュニケーションの強化は、ビジネスマナーの習得にもつながります。

一貫性のあるコミュニケーションは顧客にとって「信頼できる証拠」です。ビジネスコミュニケーションを強化すると部門間連携がスムーズになり、顧客ニーズに合った商品やサービスを提供できます。

ニーズを合致させると顧客満足度は高まり、リピーターの獲得が可能です。その結果、ビジネスの拡大や収益の向上へ結びつけられます。

ビジネスコミュニケーションに必要なスキル

ビジネスコミュニケーションで求められるスキルは、以下の通りです。

傾聴力	相手の意図・主張・事実を理解する
伝達力	自分が持つ情報・感情を分かりやすく論理的に伝える
質問力	相手の話を理解し、疑問点や知りたい情報を引き出す
雑談力	何気ない話で会話をつなぎ、場を回す能力・ビジネスの成功率を高める

3つのスキルをバランス良く高めれば、情報や意思を伝えるのと同時に相手の情報を受け取れるようになります。

傾聴力｜相手の意図・主張・事実を理解する

傾聴力は、相手の話から意図や主張、事実を理解するスキルです。相手の主張と根拠を意識すると要点が掴みやすくなります。

まずは、相手の話を遮らずに最後まで聴きましょう。途中で話を遮ってしまうと、相手は「話を聴いてくれない」などの不快な印象を持ちます。

相手を不快にさせない聴き方は「相手への共感」が大切です。話には感情が含まれており、気持ちに寄り添って耳を傾けると自然な相槌が発生します。

傾聴は相手に安心感を与える行為です。傾聴力について詳しく知りたい方は、以下の記事をご覧ください。

傾聴力は誰でも身につけられる！習得方法やコツ・注意点を解説！

伝達力｜自分が持つ情報・感情を分かりやすく論理的に伝える

伝達力は、自分が伝えたい内容をはっきりさせて相手に分かりやすく伝えるスキルです。論理的に話の筋道を立て、相手に内容を理解しやすくします。伝える内容がはっきりしていないと、相手との意思疎通は上手くいきません。

最初に結論から話すと伝達力が高まります。伝える際はイメージしやすい言葉を選び、スムーズな情報共有を行いましょう。そもそも、伝達のゴールは相手のアクションを促進することです。相手が本当に納得して期待通りのアクションを行って初めて「伝達」できたといえます。

相手の立場になって考えや価値観を尊重し、情報を共有しましょう。

質問力｜相手の話を理解し、疑問点や知りたい情報を引き出す

質問力は、相手との会話で不明点や疑問点に関する答えを引き出すスキルです。相手の意図を明確にして適切な判断ができ、淀みのないビジネスコミュニケーションが成立します。

質問力を高めるコツは、英語の「5W1H」を意識した内容整理です。

• Who：誰が
• When：いつ
• Where：どこで
• What：何を
• Why：なぜ
• How：どのように

5W1Hは質問内容を整理するときに便利です。不明瞭な部分が明確になり、内容を整理したうえで簡潔に相手へ質問できます。

質問力を高めるコツはほかにもたくさんあります。「5W1H」以外の方法を知りたい方は、以下の記事をご覧ください。

ビジネスで活きる質問力とは？メリットや実践的なトレーニング方法を紹介

雑談力｜何気ない話で会話をつなぎ、場を回す

雑談力とは、何気ない話で会話をつなぎ、場を回す能力です。

特にビジネスシーンにおいては、商談やクライアントとの打ち合わせなど、業務上のコミュニケーションを円滑にするために重要なスキルです。そのため、雑談力は「ビジネスの成功率を高める」スキルとも言われています。

雑談力があると、相手との会話が弾んだり、リモート会議で予期せぬトラブルが生じた際に場の雰囲気をうまくつなげたりと、さまざまな場面で役立ちます。

雑談力を仕事に活かす！ビジネスシーンで力を発揮するメリットと鍛え方を解説

まとめ

ビジネスコミュニケーションは、すべての社会人に必要なビジネススキルです。社内での報連相はもちろん、部下の指導や顧客対応、取引先とのやり取りなど、使用シーンは多岐に渡ります。しかし、ビジネスコミュニケーションの最たる目的は「相手との信頼構築」です。お互いの信頼関係を作ることで社内の風通しがよくなります。

社内でのコミュニケーションを活性化させる方法として、プロのカウンセラーも学ぶ研修プログラムの受講がおすすめです。

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